職場信息
辦公室并不只是簡單辦公的地方
辦公室是企業(yè)協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的中樞部門,是企業(yè)的信息中心、服務(wù)中心和參謀中心。具體說,就是要堅持服務(wù)原則,辦好文、辦好會、辦好事,促使企業(yè)各項工作有序運轉(zhuǎn)。結(jié)合我們企業(yè)辦公室工作實際和個人工作體會,現(xiàn)就如何做好辦公室工作淺談幾點認(rèn)識:
辦公室對上是兵,是辦事員;對下是將,是管理員。辦公室職責(zé)要求我們必須從屬于領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)。所以,辦公室工作從本質(zhì)上來說具有被動性和服務(wù)性。辦公室事情繁雜,重復(fù)性工作多,往往不見成效,不能立竿見影,好象是人人都能做、一年到頭又感覺沒做什么事情的部門。實際上,辦公室的許多工作沒有什么規(guī)律可循,“無規(guī)律”其實就是辦公室工作的最大規(guī)律。我們認(rèn)知了這一規(guī)律,在工作中才會把握有序性和隨意性、主動性和被動性的有機統(tǒng)一。做到事事從大處著眼,從小事著手,在隨意中把握有序,在被動中把握主動,在規(guī)律中把握靈活。不以事小而不為,不以事大而亂為,不以事雜而盲為,不以事難而怕為。
要保持兩種狀態(tài)。一是始終保持清醒的狀態(tài)。辦公室工作千頭萬緒,不付出艱辛勞動,不加班加點,肯定是做不好工作的,我們不能因為業(yè)務(wù)多、應(yīng)酬多、雜事多而處于混沌無序狀態(tài)中。從另外角度說,我們僅靠勤勤懇懇、任勞任怨也是不夠的,還必須忙里偷閑,加強學(xué)習(xí),善于思考,站在全局的高度,每逢大事、每臨急事、每遇棘事,要靜下心來,有高度的政治責(zé)任感和敏銳性,時刻保持清醒頭腦,認(rèn)真對待,謹(jǐn)慎辦理。二是始終保持緊張的狀態(tài)。這里說的意思并不是工作過程中存在的恐慌感,辦事戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、畏首畏尾,而是指我們工作過程中的態(tài)度、心理要達(dá)到這樣一種狀態(tài)。辦公室工作無小事,“細(xì)節(jié)決定成敗”,要常有“如履薄冰”之感,時時刻刻非常謹(jǐn)慎地對待辦公室的任何工作,始終保持“緊張”的狀態(tài)投入到工作過程中,達(dá)到事后“不緊張”的辦事效果。
要處理好三個關(guān)系。辦公室的工作性質(zhì)決定了我們在主與次、進(jìn)與退、前與后之間要能把握分寸,這不僅是職責(zé)的要求,也是反映我們辦公室人員素質(zhì)和能力的重要參數(shù)。一是處理好工作性質(zhì)的輔助性與工作要求的主動性的關(guān)系。參與不干預(yù),不當(dāng)“二領(lǐng)導(dǎo)”;尊重不盲從,不當(dāng)“吹鼓手”;干事不亂事,不當(dāng)“糊涂蟲”。二是處理好工作目標(biāo)的一致性與職權(quán)任務(wù)的差異性的關(guān)系。辦公室同樣僅是一個單位的職能部門,但不是主權(quán)部門。辦公室人員盡管經(jīng)常傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示,但是并不意味著可以以領(lǐng)導(dǎo)自居任意發(fā)號施令。三是處理好臺前和幕后與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。接受領(lǐng)導(dǎo)、服從領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、跟領(lǐng)導(dǎo)建議、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀,臺前幕后都要始終維護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的形象、單位的形象。
要接受四種考驗。一是受得了委屈。辦公室的工作性質(zhì)和任務(wù)決定著我們往往置身于矛盾的焦點之中,有些時候被領(lǐng)導(dǎo)批評,不被他人理解或受到一些埋怨是正常的。所以,辦公室人員必須有良好的的心理素質(zhì)和承受能力,受得起各種委屈。二是耐得住寂寞。我們大都在幕后工作,許多工作是看不見摸不著的。所以,我們要樹立正確的業(yè)績觀,工作中講大局、講奉獻(xiàn),能做到默默無聞,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄。三是經(jīng)得起誘惑。辦公室相對權(quán)力部門顯得比較清苦。所以,我們要樹立正確的人生觀和價值觀,把本職工作做好。四是守得住秘密。辦公室有許多重要文件,特別是涉及單位商業(yè)秘密的一些重要文件、合同等,我們要站在維護(hù)企業(yè)利益的高度“守得住”;辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊從事工作,肯定會聽到許多重要信息,有的是領(lǐng)導(dǎo)個人意見,有的涉及單位人事、獎懲等企業(yè)的一些重大事宜,“禍從口出”,我們必須“守住嘴”。
要樹立五種形象。一是好人形象。這里說的并不是當(dāng)“老好人”,而是要學(xué)會與領(lǐng)導(dǎo)共處、和同事共事,與人為善、誠心誠信,做到人品好、人緣好。二是智多星形象。辦公室人員知識面要寬,工作能力要強,聰明、靈活、精干。三是老黃牛形象。工作中特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻(xiàn),不斤斤計較、拿得起放得下。四是“不管部長”形象。辦公室承擔(dān)著協(xié)調(diào)上下、溝通內(nèi)外的重要職責(zé),傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示,但只是“協(xié)調(diào)”、只是“傳達(dá)”,不能替領(lǐng)導(dǎo)“當(dāng)家作主”。五是莊重形象。辦公室人員對內(nèi)又對外,言行舉止從某種意義上代表著領(lǐng)導(dǎo)和單位的形象,工作也好,為人處事也好,一定要有個良好的精神狀態(tài),始終保持莊重形象。
要練好六種功夫。一是多思考。工作中能出點子,會出點子,出好點子。當(dāng)高參,不亂參。二是勤練筆。有較強的文字表達(dá)能力,能勝任辦公室大量的各種文字材料工作。三是說好話。反映問題、傳達(dá)指示不走樣,組織溝通協(xié)調(diào)不走彎,坐著能寫,站著能說,下去能唱。四是善貫通。當(dāng)上級要求與領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不一致時能找到融合點;領(lǐng)導(dǎo)之間意見不一致時能找到相同點;部門之間意見不一致時能找到切入點。五是會補臺。補領(lǐng)導(dǎo)做不了的事,補領(lǐng)導(dǎo)顧不上的事,補領(lǐng)導(dǎo)忘掉的事。六是敢創(chuàng)新。針對工作中的新要求、新問題、新情況,能夠出新思路,創(chuàng)造性地開展工作。
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